EGL - Schnell und aktuell dank IntranetNow

EGL Elektrizit�tsgesellschaft Laufenburg AG

Den EGL-Mitarbeitern stehen heute mit IntranetNow viele attraktive Produkte und Dienstleistungen zur Verf�gung, und sie haben schnellen Zugriff auf stets aktuelle Daten. Der interne Mailverkehr hat sich seit dem Einsatz von IntranetNow um 30 % reduziert. Dank der Shopl�sung f�r den internen Einkauf von Hard- und Software liessen sich innert k�rzester Zeit �ber 15 % Kosten einsparen. IntranetNow l�uft exklusiv auf der Microsoft-Plattform, in diesem Fall auf Windows NT 4.0. Geplant ist demn�chst die Migration auf einen Microsoft Windows 2000 Server.

Ausgangslage
Mitte 2001 beschloss die EGL, ihre interne Kommunikationskultur radikal zu �ndern. In Zukunft sollten sich Mitarbeiter die ben�tigten Informationen aktiv via Intranet beschaffen, statt einfach mit allerlei Daten beliefert zu werden. �T�glich erhielten wir etwa f�nfzig �E-Mail an alle", wichtige und weniger wichtige.", erz�hlt Boris Annaheim, EGL-Projektleiter Informatik.
Die �bertriebene interne Mail-Kultur war das eine, redundante Daten das andere Problem. Der Zugriff auf Daten ist bei der EGL restriktiv geregelt. Nicht alle Mitarbeiter haben also Zugang zu allen Daten. Um dies zu umgehen, wurden Dokumente und ganze Ordner per Mail an nicht zugriffsberechtigte Arbeitskollegen verschickt, von diesen lokal bearbeitet und gespeichert. Das Resultat: Das gleiche Dokument war manchmal an mehreren Orten in unterschiedlichen Versionen abgelegt. Eine weitere Knacknuss: Die manuellen Prozesse f�r das Verwalten interner Informationen waren langsam und fehleranf�llig. So war es unm�glich, den Mitarbeitern jederzeit topaktuelle Informationen anzubieten.

Ziele
Aktuelle Informationen f�r alle war aber oberstes Ziel. Gleichzeitig wollte die EGL die Anzahl interner Mails auf ein Minimum beschr�nken. Interne Bestellungen f�r Hard- und Software sollten in Zukunft vollst�ndig �ber das Intranet abgewickelt werden. Nicht zuletzt beabsichtigte die EGL mit ihrer neuen Kommunikationskultur, ihre Mitarbeiter mit dem Intranet vertraut zu machen, um dessen Nutzung zu f�rdern und sukzessive zu erh�hen.
Vorgabe bei der Auftragserteilung an Projektleiter Boris Annheim war, die bestehende Infrastruktur einzusetzen und optimal zu nutzen. EGL wollte keine komplette Eigenentwicklung. Dazu fehlten die Ressourcen. Es musste ein Standardprodukt sein, das die Grundfunktionen abdeckte und sich problemlos an die Bed�rfnisse der EGL anpassen liess.

L�sung
Aus seiner fr�heren T�tigkeit war Herr Annaheim mit der Intranetl�sung IntranetNow des Microsoft-Partners Amrein Engineering AG vertraut. �Wir verloren also keine Zeit mit einer aufw�ndigen Evaluation", sagt er, �denn ich war von diesem Produkt �berzeugt." EGL entschied, viel Zeit in ausgiebige Tests zu investieren. So installierte Amrein Engineering AG eine Testversion, die Herr Annaheim rund zwei Monate lang auf Herz und Nieren pr�fte.
Rund 80% der EGL-Bed�rfnisse deckt IntranetNow bereits mit seinen Standardfunktionalit�ten ab. Zusatz-Tools setzt EGL nur f�r das Reservieren von Sitzungszimmern, f�r die Agenda�bersicht mit den Eintr�gen aller Mitarbeiter und f�r die internen Hard- und Software-Bestellungen ein.
IntranetNow l�uft exklusiv auf der Microsoft-Plattform, in diesem Fall auf Microsoft Windows NT 4.0. Diese L�sung verwendet einen Microsoft SQL Server als Datenbank. Heute ist bei EGL auch ein Novel-Fileserver in Betrieb. Seine Funktion werden demn�chst ein Microsoft Windows 2000 Server und Microsoft Office XP �bernehmen. Ziel von EGL ist eine homogene Microsoft-Infrastruktur. �Das ist punkto Schnittstellen, Wartung und Betrieb viel effizienter", meint Boris Annaheim.
Seit September 2001 ist IntranetNow nun mit einer ersten Version live und wird Schritt f�r Schritt ausgebaut: Die Mitarbeiter k�nnen heute Informationen beziehen, aber noch keine Daten einpflegen. Zurzeit verwaltet Projektleiter B. Annaheim noch alle Inhalte selbst. In Zukunft sollen aber Abteilungen oder Projektgruppen ihre Inhalte selber eingeben und pflegen. Die L�sung unterst�tzt auch die Bildung von Communities. Damit lassen sich Informationen zielgerichtet einer abteilungs�bergreifenden Interessengemeinschaft zur Verf�gung stellen.
IntranetNow ist als offene ASP-L�sung konzipiert. Das heisst, EGL kann das Produkt jederzeit problemlos und schnell an die eigenen Bed�rfnisse anpassen. Die Eingabemasken sind einfach und logisch aufgebaut, und zur Datenpflege braucht es keine Programmierkenntnisse.

Resultat
Den EGL-Mitarbeitern stehen heute mit IntranetNow sehr viele attraktive Produkte und Dienstleistungen zur Verf�gung. Sie k�nnen via Intranet Seminare, Hotels und Fl�ge buchen, diverse Handb�cher und Vorlagen herunterladen, Sitzungszimmer und Leihger�te wie Beamer und Laptop reservieren. Auf der virtuellen Pinwand werden Gebrauchtwagen, Ferienwohnungen und CD-Players zum Verkauf angeboten. Unter "News" finden die Mitarbeiter firmeninterne Neuigkeiten. Die News sind terminiert und werden nach Ablauf des Termins automatisch archiviert.
Am meisten sch�tzen die Mitarbeiter die Termin�bersicht mit den Agendaeintr�gen aller Mitarbeitenden, das interne Telefonbuch und die Shopl�sung f�r den internen Einkauf. Die Shopl�sung von EGL ist komplexer und umfassender, als es die Standardversion vorsieht. Amrein Engineering AG hat sie f�r EGL auf der Basis der InternetNow-Shopl�sung entwickelt.
Fr�her war das Bestellen von Hard- und Software, von Visitenkarten und B�romaterial ein aufw�ndiges, manuelles Verfahren. Der Workflow-gest�tzte neue Prozess ist einfacher, schneller und transparenter. Mit �berwachungsfunktionen werden die zust�ndigen Personen per E-Mail gemahnt, falls pendente Bestellungen noch nicht bearbeitet sind. W�hrend des ganzen Prozesses kann der Auftraggeber den Status seiner Bestellung abfragen.

L�sungspartner
Amrein Engineering AG, CH-5000 Aarau, Telefon: 062 823 7575