Real Estate Services: Integrierte Immobilienbewirtschaftung und Entwicklung neuer Produkte im Immobiliendienstleistungsbereich.
Effiziente Abwicklung der zentralen Gesch�ftsvorg�nge
Maag ist mit einer Vielfalt von Dienstleistungen, Kundenbeziehungen und Arbeitsabl�ufen konfrontiert. In diesem komplexen Umfeld m�ssen Leistungen in strukturierten Abl�ufen erfolgen, und zwar quer durch die verschiedenen organisatorischen Einheiten mit ihren unterschiedlichen Fachgebieten und Funktionen. Bei aller Komplexit�t und den vielschichtigen zeitlichen und ereignisbezogenen Abh�ngigkeiten steht die effiziente Abwicklung der zentralen Gesch�ftsvorg�nge im Vordergrund.
Als Antwort auf diese Problematik hat Maag ein neuartiges Knowledge Management System entwickelt, das an der kritischen Schnittstelle zwischen Organisation, Technologie und dem menschlichen Wissen zum Einsatz kommt. Das Real Estate Information System (REIS) verbindet Technologie, Unternehmenskultur und betriebliche Abl�ufe zu einem System, das Unternehmensinformationen und Mitarbeiterwissen nicht nur optimal verwaltet, sondern auch jenen Stellen in den drei Gesch�ftsbereichen verf�gbar macht, die unmittelbar Mehrwerte generieren. Maag versteht Knowledge Management als F�hrungsinstrument, mit dem die vorhandene intellektuelle Kapazit�t aktiv erfasst, genutzt und systematisiert werden kann. �Es gilt Erfahrung und Information in praktische Ergebnisse umzusetzen � oder anders ausgedr�ckt: immer zu wissen, was die anderen wissen�, beschreibt Peter Bodmer, Chief Financial Officer der Maag Holding AG, den Anspruch von REIS.
Durchg�ngigkeit �ber alle Unternehmensebenen hinweg
Die Zielsetzungen, die bei der Implementierung von REIS im Vordergrund standen, drehten sich insbesondere um die Formalisierung und Dokumentation s�mtlicher Unternehmensprozesse. Das System soll als F�hrungsinstrument f�r die effiziente Abwicklung der zentralen Gesch�ftsvorg�nge und als Massstab f�r den Unternehmenserfolg dienen sowie s�mtliche Informationen und Anwendungen durchg�ngig integrieren. Eine wichtige Rolle spielt zudem das Bed�rfnis nach minimalem Verwaltungsaufwand und hoher Benutzerfreundlichkeit, die unter anderem die Akzeptanz bei den Mitarbeitern f�rdert.
Als Herausforderungen stellten sich der Anspruch auf die Integration unterschiedlichster Datenquellen (AS/400, Unix, Novell Netware etc.) sowie auf die Wiederverwendbarkeit und Austauschbarkeit von Systemkomponenten, den Einsatz von weltweit akzeptierten Normen und Standards und ein skalierbares �State of the Art�-Sicherheitssystem mit mehrstufigem Sicherheitsmechanismus dar.
Um diesen Zielsetzungen und Anspr�chen gen�gen zu k�nnen, hat das Management von Maag nach sorgf�ltiger Evaluation Ende 1999 die Produktfamilie BackOffice von Microsoft als Basis f�r REIS gew�hlt. Microsoft BackOffice integriert Internet/Intranet-Funktionalit�t mit Standard-Client/Server-Technologie und schafft so die optimale Grundlage f�r eine umfassende, benutzerfreundliche und leistungsstarke L�sung, mit der sich gleichzeitig Kosten reduzieren lassen: �Ohne die Microsoft-Technologie w�re die rasche Umsetzung unseres Knowledge Management System nicht m�glich gewesen. Microsoft BackOffice ist die Plattform, auf der REIS durchg�ngig erbaut wurde�, erkl�rt Oliver Goh, Chief Technology Officer der Maag Holding AG.
Die Realisierung von REIS wurde in drei Phasen unterteilt: Phase 1 diente der Konzeption eines �bergreifenden Systems, der �bernahme der heterogenen Datenbest�nde und Applikationen sowie dem Aufbau einer sicheren Umgebung, in der Zugangsberechtigungen und Verschl�sselung optimal geregelt sind. In Phase 2 folgten das Aufbereiten der Datenbest�nde sowie die Einf�hrung von standardisierten Reporting-Funktionen und so genannten Cross Checks. Phase 3, die im September 2000 abgeschlossen werden soll, l�uft unter dem Titel �Knowledge City� und dreht sich um das eigentliche Aufsetzen des Systems sowie spezifische Modifikationen an den einzelnen Komponenten. Diese sind durch das Front-/Back-Office-Organisationsmodell eingebunden, das sich f�r professionelle Immobilienunternehmen als Branchenstandard durchgesetzt hat.
Auf der inhaltlichen Seite werden die zuvor �ber alle Organisationsebenen hinweg definierten Unternehmensziele und -visionen auf das System abgebildet sowie Indikatoren und F�hrungskonzept nach dem Balanced-Score-Card-Prinzip in Beziehung dazu gesetzt. Hinzu kommt die Aufnahme von �Best Practices� (Branchenstandards) sowie die Einbindung der bereits bestehenden Administrations-Tools und Definitionen f�r das Process Management. Die Darstellung der Beziehungsnetze aller involvierten Personen, ein dokumentiertes Organigramm sowie ein kontrolliertes Diskussionsforum erlauben den R�ckfluss von Kritik, Verbesserungsvorschl�gen und weiteren Informationen. In die eigentliche Knowledge Base, die auf dieser Grundlage erstellt wird, fliessen zudem 200 so genannte Feeds, die wichtigsten Schl�sselbegriffe des Unternehmens, ein.
Nutzen
REIS hat f�r Maag zu hoher Transparenz im gesamten Unternehmen gef�hrt. Die Architektur des Systems setzt das Konzept einer vollintegrierten, teilweise virtuellen Immobiliengesellschaft in die t�gliche Praxis um. Aufbauend auf Standardkomponenten wie Microsoft Exchange, Site Server, Internet Information Server und SQL Server, die Bestandteile der BackOffice-Suite sind, wird die Wachstumsstrategie von Maag unterst�tzt. Das Erfassen von Wissensbest�nden, Verbesserungen bei der Kommunikation und dementsprechend beschleunigte Durchlaufzeiten bei den einzelnen Prozessen konnten den Aufwand des einzelnen Mitarbeiters wesentlich reduzieren. Maag wird durch REIS zum bevorzugten Partner f�r Immobilien-Outsourcing-L�sungen.
